小企业如何利用AI：从行政助手到效率提升

小企业如何利用人工智能导师Sam Finnegan-Dehn分享了他如何将基本行政任务外包给大型语言模型。本文摘自《Making AI Work》，这是《麻省理工学院技术评论》的有限期时事通讯，探讨如何在各行业应用LLM。

要接收它，请在此处注册。从会计到设计再到市场研究和产品开发，经营企业所需的技能范围之广令人惊叹。大公司可以聘请专家来处理这些任务，但小企业并不总是有这个条件。这就是AI的用武之地。如今的AI模型在这些任务上表现不错。

对小企业来说，关键在于了解AI在哪些方面足够好，哪些方面还不够。一个“足够好”的AI已经能为小企业主提供巨大价值的地方，是提供秘书技能和处理基本行政事务。让我们看看一位私人导师如何利用AI来改进记录保存并腾出时间。

案例研究Sam Finnegan-Dehn在一家慈善机构从事筹款工作，但他还在伦敦的家中兼职为大学生辅导数学和哲学。通过这份兼职，他可以利用自己的哲学学位，与客户分享他对这门学科的热爱。但与学生见面只是成为一名好导师所需工作的一小部分。

他还需要备课、寻找新的阅读材料、布置作业、发送发票，并跟进最新研究——所有这些都在他的本职工作之外。鉴于这些需求，Finnegan-Dehn没有足够的时间来扩大他的辅导名单。因此，他转向AI来帮助管理业务的日常事务。

他说，AI在他所有的数字笔记本中扮演了秘书角色，他在其中记下关于客户进展和新阅读材料的提醒，以保持信息更新。他将使用AI描述为有点像拥有第二记忆，帮助他连接在不同地方写下的想法。

虽然他尝试过Claude和ChatGPT等不同工具，但现在他选择了Notion AI，因为它能更好地与他的辅导笔记集成，这些笔记分布在Notion应用的笔记本标签中。

Finnegan-Dehn不使用AI来创建教学材料，但他确实让Notion AI记录与客户的会议（在征得同意后），然后利用其自动摘要来完善教学策略。例如，如果他从AI的摘要中注意到某种技巧似乎对学生没有帮助，他可能会改变下次处理该主题的方式。

除此之外，Notion AI还帮助他设定目标、起草课程笔记、开具发票以及生成和同步社交媒体帖子。

例如，在目标设定方面，Finnegan-Dehn表示他了解自己业务的长期目标，但并不总是清楚实现这些目标的具体步骤。他利用AI来填补这些空白。他首先写下“北极星”目标——比如，到年底拥有一定数量的客户。

接着，他让AI根据他在应用中积累的资料，生成实现目标所需的步骤。然后，他可以反思结果，并决定先处理哪些任务。工具多年来，Notion一直是笔记软件领域的重要参与者。其AI附加组件于2023年底发布，现在拥有能够与许多其他在线生产力平台交互的工具。

它集成了电子邮件客户端、日历功能，以及一个新发布的智能体。虽然这种访问级别引发了隐私担忧，但它也能成为一个非常强大的虚拟助手。Notion AI针对的许多任务缺乏创造性，更偏向死记硬背：例如，跨文档同步信息或搜索旧的涂鸦。

这使得该工具特别吸引带宽有限的小企业主，尤其是对于琐碎的工作。其他公司也在开发针对特定行业的工具。例如，亚利桑那州尤马的Grandma's Quilt Shop使用Rain（一个为工艺品公司量身定制的软件套件）来为其库存面料设计生成库存描述和定价。

店主声称，这款AI工具将列出物品的时间缩短了60%到80%。不过，也有缺点，Finnegan-Dehn有时将Notion AI的一些特性描述为“笨拙”。Notion的AI附加组件每月收费20美元。

与所有新工具一样，小企业主应仔细评估潜在收益和麻烦与自己动手完成工作的成本相比如何。用户提示在考虑AI是否能帮助您经营企业或让工作生活更轻松时，请考虑以下几点：- 三思而后行。由于LLM依赖您输入的数据来回答查询或完成任务，您需要以对您和模型都方便的方式提供信息。

对于许多笔记本AI服务来说，这意味着使用它们的平台做笔记，这样您以后就不必输入或上传笔记。因此，在投入AI生态系统之前，仔细权衡选项是个好主意。- 发挥你的优势。思考您内部缺乏哪些技能，看看AI能否帮助培训或直接承担这些任务。

但请注意：AI会产生幻觉并犯错，因此要考虑哪些地方需要准确性，并让人类负责。- AI并不总是最佳工具。当现成工具是更好选择时，使用现成工具也没问题。

例如，使用Shopify或Square等现有支付处理平台比使用AI进行vibe-coding更安全。- 考虑对敏感信息使用本地模型。我们的报道涵盖了在线AI模型泄露敏感数据的风险，并且有许多报告表明，当您向聊天机器人提问时，AI公司如何收集您的数据。

即使您的企业不处理个人信息，也可能有些内容您不愿公开分享。在这些情况下，使用在本地进行推理的开源模型可能是一个很好的选择，而不是ChatGPT或Claude等专有模型。幸运的是，一些LLM现在可以在笔记本电脑和小型台式机上运行。

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